Veel werkgevers zien de risico-inventarisatie en -evaluatie, meestal afgekort tot RI&E, in eerste instantie als een administratieve verplichting. Er moet een vragenlijst worden ingevuld, er komt een rapport in een map en daarmee lijkt het onderwerp te zijn afgerond. Dat is begrijpelijk, maar het doet geen recht aan de werkelijke bedoeling van een RI&E.
Een goede RI&E begint niet achter een bureau, maar op de werkvloer. Daar wordt zichtbaar hoe werknemers hun werk werkelijk uitvoeren. Misschien moet een magazijnmedewerker regelmatig tussen rijdende heftrucks doorlopen, gebruikt een productiemedewerker een machine waarvan een beveiliging soms wordt overbrugd of heeft een kantoormedewerker al maanden last van een verkeerde werkhouding. Ook werkdruk, ongewenst gedrag, lawaai en langdurige blootstelling aan gevaarlijke stoffen zijn niet altijd direct zichtbaar.
De RI&E is bedoeld om deze risico’s systematisch te herkennen, te beoordelen en beheersbaar te maken. Het document is daarmee geen doel op zichzelf. Het is het vertrekpunt voor het arbobeleid van de organisatie en voor concrete maatregelen waarmee ongevallen, beroepsziekten, gezondheidsklachten en langdurig verzuim kunnen worden voorkomen.
Waarom is een RI&E verplicht?
Artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet, meestal de Arbowet genoemd, verplicht de werkgever om een beleid te voeren dat is gericht op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden. De werkgever moet het werk zo organiseren dat nadelige gevolgen voor de veiligheid en gezondheid van werknemers zo veel mogelijk worden voorkomen. De RI&E vormt de basis voor dit beleid.
De concrete verplichting om een RI&E op te stellen staat in artikel 5 van de Arbowet. In artikel 5, eerste lid, is bepaald dat de werkgever schriftelijk moet vastleggen welke risico’s het werk voor de werknemers met zich meebrengt. De RI&E moet niet alleen de risico’s beschrijven, maar ook de aanwezige gevaren, de reeds genomen risicobeperkende maatregelen en de risico’s voor bijzondere categorieën werknemers.
In beginsel moet iedere werkgever met ten minste één medewerker over een RI&E beschikken. De verplichting geldt dus niet alleen voor grote fabrieken, bouwbedrijven of chemische ondernemingen. Ook een winkel, horecabedrijf, administratiekantoor, vereniging met betaald personeel of onderneming met slechts één werknemer moet de arbeidsrisico’s schriftelijk in kaart brengen. Bij de beoordeling moet worden gekeken naar iedereen die binnen de organisatie werkzaamheden uitvoert en aan arbeidsrisico’s kan worden blootgesteld, waaronder tijdelijke medewerkers, uitzendkrachten en stagiairs.
Een zelfstandig ondernemer zonder personeel hoeft in de regel geen volledige RI&E voor werknemers op te stellen. Dat betekent echter niet dat voor een zelfstandige geen arboregels kunnen gelden. Voor bepaalde werkzaamheden, gevaarlijke stoffen en ernstige risico’s kunnen voorschriften uit het Arbobesluit ook van toepassing zijn op zelfstandigen. Zodra een ondernemer personeel arbeid laat verrichten, ontstaat in beginsel de RI&E-verplichting.
Ook een zeer kleine organisatie is dus niet automatisch vrijgesteld. Een bedrijf dat voor in totaal maximaal veertig uur per week betaald personeel laat werken, moet nog steeds een inventarisatie maken. Voor deze groep bestaat wel een vereenvoudigde mogelijkheid en geldt een uitzondering op de normale toetsingsplicht. Hetzelfde geldt onder voorwaarden voor ondernemingen met maximaal 25 werknemers die een erkend branche-RI&E-instrument gebruiken.
Mag een werkgever de RI&E zelf uitvoeren?
Een veelgestelde vraag is of een werkgever verplicht een arbodienst of externe veiligheidskundige moet inschakelen om de RI&E op te stellen. Dat is niet het geval. De werkgever mag de RI&E zelf uitvoeren. Ook kan de taak worden uitgevoerd door een eigen medewerker, een preventiemedewerker, een interne arbocoördinator of een externe adviseur.
Zelf uitvoeren betekent echter niet dat een willekeurige standaardvragenlijst voldoende is. De werkgever blijft verantwoordelijk voor de volledigheid, betrouwbaarheid en actualiteit van het onderzoek. Wanneer binnen het bedrijf ingewikkelde risico’s aanwezig zijn, moet voldoende deskundigheid worden ingeschakeld. Denk aan blootstelling aan kankerverwekkende stoffen, explosiegevaar, complexe machines, biologische agentia, ernstige geluidsbelasting of langdurige psychosociale arbeidsbelasting.
Artikel 13 van de Arbowet verplicht de werkgever zich te laten bijstaan door een of meer deskundige werknemers, meestal preventiemedewerkers genoemd. Een van de wettelijke taken van de preventiemedewerker is het meewerken aan het opstellen en uitvoeren van de RI&E. Bij een organisatie met maximaal 25 werknemers mag de werkgever zelf de rol van preventiemedewerker vervullen, mits hij of zij over voldoende kennis, ervaring en tijd beschikt.
Een RI&E laten opstellen door professionals? Informeer over de mogelijkheden.
De preventiemedewerker kent doorgaans de organisatie en de werkzaamheden goed, maar ook de werknemers zelf moeten bij het onderzoek worden betrokken. Zij weten vaak precies waar in de praktijk moet worden geïmproviseerd, welke beveiliging lastig werkt, wanneer de werkdruk oploopt en welke bijna-ongevallen zich hebben voorgedaan. Artikel 12 van de Arbowet gaat uit van samenwerking tussen werkgever en werknemers bij de uitvoering van het arbeidsomstandighedenbeleid. Een RI&E die uitsluitend door de directie of een externe adviseur wordt gemaakt, zonder met werknemers te spreken, mist daardoor vaak belangrijke praktijkinformatie.
De werkgever moet er bovendien voor zorgen dat iedere werknemer kennis kan nemen van de RI&E. Het document mag dus niet uitsluitend in een afgesloten directiemap of in een digitaal systeem staan waartoe werknemers geen toegang hebben. Werknemers moeten kunnen zien welke risico’s zijn vastgesteld en welke maatregelen de organisatie gaat nemen.
Hoe begint een goed RI&E-onderzoek?
Voordat de risico’s worden beoordeeld, moet eerst duidelijk zijn wat precies wordt onderzocht. Een organisatie kan meerdere vestigingen, afdelingen, functies en werkprocessen hebben. De risico’s van een chauffeur verschillen van die van een administratief medewerker, laborant, magazijnmedewerker of onderhoudsmonteur. Daarom begint een goede RI&E met een beschrijving van de organisatie.
Daarin wordt vastgelegd welke locaties, afdelingen, functies, installaties, machines, werkplekken en werkzaamheden binnen het onderzoek vallen. Ook afwijkende werkzaamheden moeten worden meegenomen. Denk aan onderhoud, schoonmaak, storingen, laden en lossen, thuiswerken, werken bij klanten en werkzaamheden buiten normale bedrijfstijden. Juist bij niet-routinematige werkzaamheden ontstaan regelmatig ongevallen.
Vervolgens wordt bestaande informatie verzameld. Daarbij kan worden gekeken naar eerdere RI&E’s, ongevallenregistraties, meldingen van bijna-ongevallen, ziekteverzuim, klachten van werknemers, onderhoudsrapporten, keuringsgegevens, veiligheidsinformatiebladen, werkplekinstructies en rapportages van de bedrijfsarts. De afwezigheid van geregistreerde ongevallen betekent overigens niet automatisch dat er geen risico is. Het kan ook betekenen dat bijna-ongevallen niet worden gemeld of dat gezondheidsschade pas na jaren zichtbaar wordt.
Daarna volgt het daadwerkelijke werkplekonderzoek. De onderzoeker loopt door het bedrijf, observeert werkzaamheden en spreekt met werknemers en leidinggevenden. Daarbij moet niet alleen worden gekeken naar de normale situatie, maar ook naar storingen, piekdrukte, personele onderbezetting en afwijkingen van procedures. Een machine kan op papier veilig zijn, terwijl in de praktijk blijkt dat medewerkers een afscherming verwijderen om sneller te kunnen werken.
Het is verstandig om per risico vast te leggen wat het gevaar is, wie eraan wordt blootgesteld, hoe vaak de blootstelling plaatsvindt, welke gevolgen mogelijk zijn en welke maatregelen al aanwezig zijn. Daarna wordt bepaald of het resterende risico aanvaardbaar is of dat aanvullende maatregelen noodzakelijk zijn.
Welke onderwerpen moeten in de RI&E worden behandeld?
De Arbowet schrijft geen standaardinhoudsopgave voor die voor ieder bedrijf hetzelfde is. De RI&E moet aansluiten op de werkelijke werkzaamheden en risico’s van de organisatie. Een kantoor heeft andere risico’s dan een chemisch magazijn of metaalbewerkingsbedrijf. Wel zijn er enkele onderdelen die altijd aanwezig moeten zijn.
De RI&E moet allereerst een inventarisatie bevatten van de aanwezige gevaren en risico’s voor de veiligheid en gezondheid van werknemers. Daarbij worden ook de reeds genomen maatregelen beschreven. Vervolgens moeten de risico’s worden beoordeeld en geprioriteerd. Daarnaast moet aandacht worden besteed aan bijzondere categorieën werknemers, de bereikbaarheid van de preventiemedewerker en arbodeskundigen en het bijbehorende plan van aanpak.
Bij veiligheidsrisico’s kan worden gedacht aan bewegende machines, aanrijdgevaar, vallende voorwerpen, werken op hoogte, elektriciteit, uitglijden, struikelen, brand, explosiegevaar, besloten ruimten en intern transport. Ook het gebruik, onderhoud en de keuring van arbeidsmiddelen moet worden beoordeeld. Het gaat daarbij niet alleen om de vraag of een machine technisch in orde is, maar ook of werknemers voldoende zijn geïnstrueerd en of adequaat toezicht wordt gehouden.
Gezondheidsrisico’s zijn soms minder zichtbaar. De RI&E moet daarom ook aandacht besteden aan gevaarlijke stoffen, stofvorming, dampen, biologische agentia, lawaai, trillingen, straling, klimaat, verlichting en ventilatie. Wanneer werknemers gevaarlijke stoffen gebruiken, is alleen een lijst met productnamen niet voldoende. Er moet worden beoordeeld welke stoffen aanwezig zijn, welke gevaarlijke eigenschappen zij hebben, hoe blootstelling kan plaatsvinden, hoe lang en hoe vaak werknemers worden blootgesteld en of de getroffen beheersmaatregelen voldoende zijn.
Ook fysieke belasting hoort bij de RI&E. Het gaat niet alleen om zwaar tillen, maar ook om duwen, trekken, repeterende bewegingen, ongunstige werkhoudingen en langdurig zitten of staan. Beeldschermwerk kan bijvoorbeeld leiden tot klachten wanneer werkplekken niet goed zijn ingericht of werknemers onvoldoende afwisseling hebben.
Daarnaast moet psychosociale arbeidsbelasting serieus worden onderzocht. Hieronder vallen werkdruk, agressie en geweld, pesten, discriminatie en seksuele intimidatie. Een algemene zin dat “binnen het bedrijf geen werkdruk voorkomt” is onvoldoende wanneer niet is onderzocht hoe werknemers de werkbelasting ervaren, welke oorzaken aanwezig zijn en in welke functies problemen kunnen ontstaan. De Nederlandse Arbeidsinspectie verwacht dat psychosociale risico’s in de RI&E worden beschreven en dat oorzaken en passende maatregelen in het plan van aanpak worden opgenomen.
Bijzondere groepen werknemers vragen afzonderlijke aandacht. Denk aan jeugdige medewerkers, zwangere werknemers, werknemers die borstvoeding geven, werknemers met een arbeidsbeperking, anderstalige werknemers, uitzendkrachten en medewerkers die weinig ervaring hebben. Een maatregel die voor een ervaren werknemer voldoende is, hoeft voor een jonge of nieuwe medewerker niet dezelfde bescherming te bieden.
Uit de eerste inventarisatie kan blijken dat een verdiepend onderzoek nodig is. Bij twijfel over blootstelling aan gevaarlijke stoffen kan bijvoorbeeld een blootstellingsbeoordeling of meting nodig zijn. Bij lawaai kunnen geluidsmetingen noodzakelijk zijn en bij hoge werkdruk kan een verdiepend onderzoek naar psychosociale arbeidsbelasting worden uitgevoerd. Deze verdiepingen staan niet los van de RI&E, maar vormen er onderdeel van.
Van risico naar een bruikbare beoordeling
Alleen gevaren opsommen is nog geen volledige RI&E. Na de inventarisatie moet worden beoordeeld hoe groot de risico’s zijn. Daarbij wordt meestal gekeken naar de kans dat een gebeurtenis of blootstelling optreedt, de mogelijke ernst van de gevolgen en de frequentie of duur van de blootstelling.
Een risico waarbij dagelijks meerdere werknemers kunnen worden blootgesteld aan een kankerverwekkende stof krijgt bijvoorbeeld een hogere prioriteit dan een klein struikelrisico in een afgesloten opslagruimte die vrijwel nooit wordt gebruikt. Dat betekent niet dat het tweede risico mag worden genegeerd, maar wel dat de organisatie haar tijd en middelen eerst moet richten op de belangrijkste risico’s.
De gekozen beoordelingsmethode moet passen bij het risico. Een eenvoudige risicomatrix kan geschikt zijn voor algemene veiligheidsrisico’s, maar is niet altijd voldoende voor blootstelling aan gevaarlijke stoffen, explosierisico’s, machineveiligheid of psychosociale arbeidsbelasting. Voor deze onderwerpen kunnen specifieke wettelijke beoordelingsmethoden, metingen of deskundige onderzoeken nodig zijn.
Bij het kiezen van maatregelen moet de werkgever de arbeidshygiënische strategie volgen. Dat betekent dat eerst wordt geprobeerd het gevaar bij de bron weg te nemen. Een schadelijke stof kan bijvoorbeeld worden vervangen door een minder schadelijk product. Wanneer bronaanpak niet mogelijk is, komen collectieve technische maatregelen in beeld, zoals afscherming, ventilatie of lokale afzuiging. Daarna volgen organisatorische of individuele maatregelen, zoals beperking van de blootstellingsduur. Persoonlijke beschermingsmiddelen vormen in beginsel de laatste stap en mogen niet automatisch als eerste oplossing worden gekozen.
Een veelgemaakte fout is dat een RI&E vooral verwijst naar instructies en persoonlijke beschermingsmiddelen. “Medewerkers moeten veiligheidsschoenen dragen” is geen volledige aanpak wanneer het werk zo kan worden ingericht dat zware voorwerpen niet meer op voeten kunnen vallen. De centrale vraag moet steeds zijn of het risico kan worden voorkomen en, wanneer dat niet kan, hoe het zo veel mogelijk kan worden beperkt.
Het plan van aanpak maakt de RI&E concreet
Artikel 5, derde lid, van de Arbowet bepaalt dat een plan van aanpak onderdeel moet zijn van de RI&E. Zonder plan van aanpak is de RI&E niet compleet. In het plan staat welke maatregelen worden genomen, binnen welke termijn deze worden uitgevoerd en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Een maatregel als “aandacht besteden aan heftruckveiligheid” is te algemeen. Een bruikbare maatregel is bijvoorbeeld dat voor een bepaalde datum een fysieke scheiding wordt aangebracht tussen voetgangersroutes en heftruckroutes, dat de magazijnmanager hiervoor verantwoordelijk is en dat na ingebruikname wordt gecontroleerd of de maatregel in de praktijk werkt.
Niet ieder risico kan onmiddellijk worden opgelost. Daarom is prioritering belangrijk. Ernstige risico’s die direct letsel of gezondheidsschade kunnen veroorzaken, vragen om snelle maatregelen. Soms moet een werkzaamheid tijdelijk worden stilgelegd totdat het gevaar is weggenomen. Minder urgente verbeteringen kunnen op een langere termijn worden ingepland, maar mogen niet zonder motivatie voor onbepaalde tijd worden doorgeschoven.
Na uitvoering moet worden gecontroleerd of de maatregel het gewenste effect heeft. Een afzuiginstallatie kan zijn geplaatst, maar dat betekent nog niet dat de blootstelling daadwerkelijk voldoende is verminderd. Een nieuwe werkinstructie kan zijn opgesteld, maar moet ook begrijpelijk zijn, worden uitgelegd en in de praktijk worden nageleefd. Artikel 8 van de Arbowet verplicht de werkgever om werknemers doeltreffend voor te lichten over de werkzaamheden, de risico’s en de maatregelen die zijn genomen om deze risico’s te voorkomen of te beperken.
Wie moet de RI&E toetsen?
Hoewel de werkgever de RI&E zelf mag opstellen, moet deze in de meeste gevallen worden getoetst. De wettelijke basis daarvoor staat in artikel 14 van de Arbowet. De toetsing wordt uitgevoerd door een gecertificeerde arbodienst of een bevoegde arbokerndeskundige.
De vier arbokerndeskundigen zijn de hogere veiligheidskundige, de arbeidshygiënist, de arbeids- en organisatiedeskundige en de geregistreerde bedrijfsarts. Sinds 1 juli 2022 mogen arbokerndeskundigen alleen toetsen binnen het vakgebied waarvoor zij gecertificeerd of geregistreerd zijn. Bij een complexe RI&E kunnen daarom meerdere deskundigen nodig zijn. Een veiligheidskundige kan bijvoorbeeld de machine- en ongevalsrisico’s beoordelen, terwijl een arbeidshygiënist nodig is voor gevaarlijke stoffen en lawaai en een arbeids- en organisatiedeskundige voor werkdruk en ongewenst gedrag.
De deskundige beoordeelt of alle relevante risico’s zijn geïnventariseerd, of de gebruikte methoden betrouwbaar zijn en of de voorgestelde maatregelen aansluiten bij actuele professionele inzichten. De uitkomst is geen eenvoudige goedkeuringsstempel, maar een toets- en adviesrapport. De werkgever moet vervolgens beoordelen hoe de adviezen worden verwerkt en blijft eindverantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden.
Een bedrijf met meer dan 25 werknemers moet de RI&E in beginsel altijd laten toetsen. Een bedrijf met maximaal 25 werknemers hoeft dat niet wanneer het gebruikmaakt van een erkend branche-RI&E-instrument dat voor de eigen branche van toepassing is. Is er geen erkend instrument gebruikt, dan blijft toetsing normaal gesproken verplicht. Het gaat bij de grens van 25 om het aantal personen of arbeidsovereenkomsten en niet om het aantal fulltime-equivalenten.
Ook organisaties die voor in totaal maximaal veertig uur per week betaald personeel in dienst hebben, zijn vrijgesteld van de normale toetsingsplicht. Zij moeten wel een RI&E uitvoeren en mogen daarvoor onder voorwaarden een vereenvoudigde checklist gebruiken. Organisaties waarin uitsluitend vrijwilligers werken, zijn eveneens uitgezonderd van de toetsingsplicht.
Het is belangrijk om te controleren of de gekozen deskundige daadwerkelijk bevoegd is. Niet iedere adviseur die zich veiligheidskundige of arboadviseur noemt, mag wettelijk een RI&E toetsen. Een middelbaar veiligheidskundige kan bijvoorbeeld waardevolle ondersteuning bieden bij het opstellen van een RI&E, maar is op basis van die opleiding niet automatisch bevoegd om de wettelijke toetsing uit te voeren. De werkgever doet er daarom goed aan het certificaat en de registratie van de toetser te controleren.
Een RI&E is nooit definitief afgerond
De Arbowet noemt geen vaste vervaldatum voor een RI&E. Een rapport wordt dus niet automatisch na drie of vijf jaar ongeldig. De werkgever moet de RI&E echter aanpassen wanneer ervaringen, gewijzigde werkmethoden, veranderde arbeidsomstandigheden of nieuwe professionele inzichten daartoe aanleiding geven.
Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn na de aanschaf van een nieuwe machine, het gebruik van een andere gevaarlijke stof, een verbouwing, een verhuizing, een ernstig ongeval, een verandering in personeelsbezetting of een ingrijpende wijziging van het productieproces. Ook nieuwe wetenschappelijke kennis over gezondheidseffecten kan aanleiding zijn om de beoordeling te herzien.
Het is daarom verstandig om de RI&E periodiek te controleren, ook wanneer er geen grote verandering heeft plaatsgevonden. Daarbij wordt nagegaan of de beschreven werkzaamheden nog kloppen, of nieuwe risico’s zijn ontstaan, of maatregelen uit het plan van aanpak zijn uitgevoerd en of zij daadwerkelijk effectief zijn.
De Nederlandse Arbeidsinspectie kan bij een controle vragen om de RI&E en het plan van aanpak. Wanneer deze documenten ontbreken, kan direct worden gehandhaafd en kan een boete worden opgelegd. Ook een onvolledige RI&E kan tot handhaving leiden, bijvoorbeeld wanneer belangrijke risico’s of noodzakelijke verdiepende onderzoeken ontbreken.
De belangrijkste reden om een goede RI&E uit te voeren is echter niet het voorkomen van een boete. De werkelijke waarde ontstaat wanneer het document wordt gebruikt om keuzes te maken, investeringen te onderbouwen en het gesprek met werknemers te voeren. Een RI&E die regelmatig wordt besproken en bijgewerkt, helpt een organisatie om risico’s eerder te herkennen en maatregelen te nemen voordat iemand gewond raakt of ziek wordt.
Daarmee verandert de RI&E van een verplicht rapport in een praktisch managementinstrument. Niet de dikte van het document bepaalt de kwaliteit, maar de mate waarin het een eerlijk beeld geeft van het werk, leidt tot concrete verbeteringen en daadwerkelijk bijdraagt aan een veilige en gezonde werkvloer.
Uw RI&E laten opstellen en laten beoordelen. Dat kan bij SafetyNet Consultants